Le regole di etichetta per la videoconferenza

La video conferenza è stata considerata con dubbi e rischi in passato, ma ora grazie alla migliore tecnologia e agli sviluppi del software, è un concetto più accettato dalle aziende di tutto il mondo. Ora è visto come un metodo vitale per comunicare con altri colleghi in diversi uffici, o per tenere incontri con i clienti e ridurre i tempi e il denaro speso in viaggio.

Le videoconferenze possono essere molto utili per la tua azienda se implementate e utilizzate correttamente. Le riunioni video possono essere altrettanto produttive quanto le riunioni faccia a faccia e possono rafforzare le relazioni tra clienti e colleghi molto meglio di una telefonata. Fortunatamente per te, è ora un processo molto più agevole e può essere facile come impostare una telefonata telefonica.

Conferenza di videoconferenza

Mentre è qualcosa che si trova più comunemente in tutte le aziende ora, non è qualcosa che tutti si sono adattati in termini di utilizzo della tecnologia e come comportarsi di conseguenza. C'è un certo insieme di comportamenti che ti danno suggerimenti su come agire sullo schermo; Anche se la maggior parte di questo è probabilmente buon senso, sono importanti da ricordare per rimanere professionali nella prossima riunione di videoconferenza.

Controllare che tutto sta funzionando

Questo può sembrare incredibilmente ovvio, ma ricordandovi di questo puoi assicurarvi di evitare qualsiasi difficoltà tecniche imbarazzanti al centro della riunione. Fare un test audio e video prima di connettersi al tuo collega o al client può rendere più agevole il processo di connessione.

Potresti anche assicurarsi che la stanza sia pronta per la tua videoconferenza; Assicurando che sullo schermo o la fotocamera non sia abbagliante in modo che tutti possano chiaramente vederci. Si potrebbe anche considerare la rimozione di eventuali distrazioni. Questo potrebbe includere un sacco di computer portatili o telefoni se non sono necessari nella riunione.

Ricordati di comunicare efficacemente

Proprio come farebbe durante la comunicazione faccia a faccia o in una telefonata, è importante parlare con attenzione e naturalmente. Prestate attenzione a dove il microfono sia in modo che le altre parti saranno sempre in grado di ascoltarle correttamente; Se non si riesce a sentirsi a vicenda, ricordatevi di regolare il volume del sistema di videoconferenza invece di aumentare la tua voce!

Se non conoscete tutti nella videoconferenza, essere cortesi e chiaramente presentati prima di iniziare a parlare. Con una videoconferenza che include più persone, assicuratevi di dirigere chiaramente il tuo commento o domanda alla persona giusta.

Conferenza video con laptop

Dare alla videoconferenza la tua attenzione completa

Mentre il multitasking è incredibilmente produttivo, non è necessariamente appropriato in tutte le situazioni. Durante una videoconferenza, controllare le tue e-mail o inviare qualcuno indietro potrebbe essere molto distratta e persino scortese. Devi dimostrare che sei impegnato e interessato alla conservazione a portata di mano.

È la cosa migliore per avere un incontro faccia a faccia; Pensa a come agire in una riunione normale e applica gli stessi comportamenti alla tua videoconferenza.

Essere consapevoli del tuo linguaggio del corpo

La comunicazione non verbale è altrettanto importante, se non più importante, come comunicazione verbale. Il linguaggio del corpo, come il contatto visivo e il modo in cui si sta sedendo, può dire molto a quelli della conferenza video con voi, ed è importante essere a conoscenza di questo.

Per gli utenti di sistemi di videoconferenza per la prima volta, è possibile che alcuni si abituino a essere in grado di vedere te stesso sullo schermo. È fondamentale provare il tuo meglio per non reagire troppo a questo in termini di adattamento e di guardare troppo il tuo riflesso.

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