Combattere la concorrenza con la collaborazione!

La dimensione non conta. Ogni azienda, grande o piccola, utilizza le sale conferenze per riunioni di gruppo, sessioni di brainstorming, sessioni di formazione, forum dei clienti e conferenze organizzative. In passato, la quantità di denaro speso in Information Communication Technology veniva utilizzata per determinare il livello di competitività di un'azienda sul mercato. Migliori strumenti di comunicazione e collaborazione significavano più velocità di business, meno costi di viaggio, maggiore produttività e innovazione più rapida. I tempi sono cambiati. Man mano che la tecnologia diventa più accessibile e accessibile, è tempo che le piccole e medie imprese collaborino e combattano.

Competitività e tecnologia

La guerra dell'innovazione è ancora in corso, ma la differenza è che le piccole imprese hanno ora accesso allo stesso arsenale per aumentare la loro competitività. Negli ultimi 20 anni, le grandi aziende hanno avuto accesso a tecnologie di collaborazione avanzate per ridurre i costi di viaggio e aumentare la produttività con conseguente aumento della competitività. Hanno investito in soluzioni video monolitiche basate su hardware che hanno richiesto un investimento IT di grandi dimensioni insieme a un team di esperti per gestire un'infrastruttura molto complessa. Le piccole e medie imprese semplicemente non hanno avuto le risorse per godere degli stessi strumenti di collaborazione. Ma le cose stanno cambiando velocemente.

Le tecnologie di comunicazione e collaborazione sono ora disponibili sotto forma di software su dispositivi desktop e mobili e consegnati dal cloud. Alcuni sono gratuiti (Microsoft Skype, Google Hangout, WeChat, Line, ooVoo ...) e altri richiedono un abbonamento mensile a un servizio specifico (Microsoft Skype For Business, Amazon Chime, Zoom, Bluejeans ...). Di conseguenza, per le piccole e medie imprese è ora possibile dotare i propri team degli stessi strumenti di comunicazione su dispositivi desktop e mobili per competere con i più grandi. Tuttavia, quando si tratta di usarli nella sala conferenze, devono affrontare alcune sfide. Ecco perché ...

Spazi di lavoro e collaborazione

Le sale conferenze sono in circolazione da molto tempo. Gli stili di lavoro sono cambiati in modo significativo, ma i progetti e le tecnologie utilizzate sono rimasti gli stessi da troppi anni. Secondo la recente ricerca, delle 12.5 milioni di sale conferenze in tutto il mondo, solo il 3% sono oggi dotate di videoconferenza tradizionali. Il costo elevato delle attrezzature è stato il principale ostacolo alla diffusione della tecnologia, specialmente negli spazi di riunione più piccoli. Inoltre, il 97% di quelle camere sono dotate solo di display e telefono.

Sebbene le innovazioni tecnologiche rendano più facile ora che qualsiasi organizzazione adotti nuove soluzioni di comunicazione e collaborazione, i partecipanti alla riunione perdono ancora fino al 20% dei tempi di riunione video su questioni tecniche relative alla preparazione e alla connettività. Nell'era digitale di oggi, questo è semplicemente inaccettabile. La tecnologia dovrebbe aiutare la tua azienda e non influenzare la produttività e le prestazioni. Quindi, diamo uno sguardo più da vicino ad alcuni dei problemi affrontati dai dipendenti durante le riunioni.

Problemi affrontati dagli utenti

  Dopo aver attentamente ascoltato gli utenti finali, osservato i partecipanti alla riunione e analizzato varie relazioni del settore, siamo stati in grado di identificare sei problemi ricorrenti ed endemici affrontati dai team di cui dovresti essere a conoscenza:

1.Cavi, adattatori e risoluzione dello schermo : il tempo è sprecato perché i presentatori faticano a trovare l'adattatore o il cavo giusto per visualizzare il documento sul proprio laptop o semplicemente perché non possono regolare la risoluzione dello schermo e la qualità dell'immagine.

2. Collaborazioni per la collaborazione in team: l'efficienza è influenzata dal fatto che i partecipanti utilizzano un laptop per partecipare a conferenze Web e video. Pertanto, le persone devono spremere davanti alla webcam e al microfono per essere ascoltati e visti influenzando l'esperienza di riunione virtuale. Quelli che restano fuori dalla fotocamera finiscono per il multitasking e sono meno impegnati rispetto agli altri.

3. Soluzioni di collaborazione monolitiche: i clienti sono stanchi di investire in sistemi di collaborazione che possono essere utilizzati solo per una cosa. Troppo spesso le soluzioni di audio, web e videoconferenza sono costruite in silos e non sono interoperabili.

4.UC e strategie per lo spazio di lavoro: i dipendenti sono dotati di applicazioni di comunicazione unificate su tutti i loro dispositivi, ad eccezione di quello nella sala conferenze. Si sentono frustrati quando sono costretti a utilizzare ancora un altro sistema con un'interfaccia diversa. Il tempo sta diventando una merce rara, così la pazienza degli utenti.

5. Applicazioni social media: le generazioni più giovani amano i social media e le applicazioni mobili. Vogliono usarli al lavoro anche per essere produttivi come possono essere. Eppure, varie politiche aziendali vietano l'uso di applicazioni consumer e social media come Facebook Messenger, WhatsApp, Line, WeChat ...

6. Condivisione delle informazioni in tempo reale: le aziende investono molto nelle applicazioni per accedere a tutti i tipi di dati in tempo reale, ma la condivisione di tali dati in una riunione di gruppo è spesso un problema. Gli utenti devono essere in grado di accedere a tali dati utilizzando il sistema nella sala conferenze affinché tutti possano vedere ed essere sulla stessa pagina.

Collaborazione più intelligente per le PMI

Esiste una nuova generazione di Smart Collaboration Systems progettata per rendere le riunioni di gruppo più partecipative, efficaci e collaborative. Progettato da Tenveo Solutions a Singapore, ROOMIE® è una gamma di sistemi di collaborazione "aperti" (cioè piattaforma e servizi indipendenti) in esecuzione su Windows 10 Pro che consentono ai dipendenti di accedere a qualsiasi applicazione consumer o aziendale; condividere in modalità wireless dati da qualsiasi dispositivo; avviare sessioni di chat; partecipare a conferenze virtuali (audio / web / video) e streaming di media in qualsiasi spazio di riunione, apprendimento o formazione.

Tutti i modelli di Tenveo sono dotati di fotocamera, microfono e altoparlanti professionali, offrendo un'esperienza di collaborazione di livello enterprise. Sfruttano la potenza del software e del cloud e sono disponibili a una frazione del prezzo rispetto alle tradizionali soluzioni basate su hardware. Le PMI possono utilizzare i sistemi ROOMIE® Smart Collaboration insieme a servizi cloud gratuiti come Microsoft Skype o Google Hangout o offerte UCaaS o VaaS basate su abbonamento professionali.

Conclusione

Oggi il ritmo degli affari è molto più veloce. Il time to market e il ciclo di vita del prodotto sono più brevi che mai. Il mondo è un luogo sempre più complesso e competitivo in cui produttività e innovazione sono vitali. Riuscire in questo mondo altamente competitivo richiede che le persone - ovunque - lavorino in modo più collaborativo.

La novità è che anche le piccole e medie dimensioni possono contrattaccare senza dover spendere enormi somme di denaro in tecnologia per farlo già. Scegli software, sistemi di collaborazione basati su cloud e aperti più intelligenti come Tenveo per i tuoi spazi di incontro, apprendimento e formazione. E consente ai tuoi team di utilizzare gli strumenti di collaborazione di cui hanno bisogno per scatenare ondate di produttività e innovazione senza precedenti!

In questo mondo frenetico, stiamo anche tenendo il passo con The Times. Stiamo anche innovando. Verseremo una serie di nuovi prodotti nel prossimo mese o giù di lì.

Attendiamo con ansia questo momento