7 consigli per condurre una conferenza video efficiente

7 consigli per condurre una conferenza video efficiente

Le soluzioni di videoconferenza offrono un'opportunità di fare molto di più di quanto si possa quando si è limitati alla conferenza audio. I sistemi di comunicazione unificati come quelli trovati all'interno delle soluzioni informatiche di Saxons aprono un intero mondo interattivo per voi, per la tua squadra, per i tuoi clienti e per una serie di altre parti interessate.

Vuoi assicurarti di trarre pieno vantaggio da tutti gli strumenti disponibili? Ecco sette suggerimenti per condurre una conferenza video efficiente.

Esaminarlo

Torneremo al contenuto della tua videoconferenza presto, ma dovrai assicurarvi che il lato tecnico del tuo operatore sia pronto per essere rotto. Se hai tempo, prova il sistema prima di ogni conferenza che hai. Inoltre, non spegnere nuovi cavi o sostituire le batterie e altre apparecchiature per videoconferenze. All'improvviso sarà il momento di iniziare a chiacchierare con un importante cliente e sarai fuori dalla fortuna.

Attenzione allo sfondo

Se vuoi colpire tutti i tuoi checkpoint entro la fine della tua videoconferenza, non puoi permettersi di avere troppi singhiocci lungo la strada. Ciò significa che vuoi controllare quanto più possibile l'ambiente. Essere consapevoli di finestre dietro di voi che conducono alle aree pubbliche se sono fuori dal vostro edificio o in ufficio. Dovendo chiudere i ciechi in mezzo a una conferenza o perdere il fuoco della persona con cui stai parlando a causa di attività che si svolgono dietro di voi potrebbe trasformare i tuoi argomenti importanti in poco più di un rumore bianco.

Crea una tabella di marcia

Parlando dei punti di controllo della videoconferenza, pianificare come vuoi tempo per essere speso in modo da assicurarsi di arrivare a tutti i punti rilevanti. Cercate di includere il tempo per le cose che non sono attività ufficiali, come il recupero con il cliente, le pause ecc. Inoltre, ogni sezione riporta con qualche minuto in più se alcune cose vanno a lungo.

Prendi tutti coinvolti

Non importa quale tipo di incontro avrai, solo parlare a qualcuno non è una grande strategia. Quando si conduce una videoconferenza, non coinvolgere membri della conversazione può essere ancora più pericolosa, poiché la distanza fisica da quelle dell'altra parte della chiamata può impedirti di raccogliere indicazioni fisiche che potrebbero aiutarti a rendere conto di altri Perdendo interesse. Prova a continuare a fare domande oa incoraggiare il coinvolgimento e il feedback degli altri nella riunione. In questo modo rimarranno più impegnati e non dovrai preoccuparti di mancare i punti fondamentali della tua riunione virtuale.

Fare il lavoro duro in anticipo

Conoscere il contenuto della presentazione anteriore e indietro vi darà una migliore possibilità di essere più mentalmente presente nella videoconferenza. Invece di raccogliere appunti, ti darà un senso di fiducia. Questa fiducia ti aiuterà a parlare più lentamente e ti darà una migliore possibilità di affrontare domande sul volo.

Tenete d'occhio il pulsante di muto

Tasto muto

Uno dei più comuni blocchi di inchiostro di una videoconferenza è la gente che cerca di parlare l'uno sull'altro, o almeno pensare che sia il caso. Se pensi che ci sarà un periodo di pochi minuti in cui non avrete bisogno di parlare, non abbiate paura di premere il pulsante muto. In questo modo qualsiasi carta che si mescola, la cancellazione della gola e altri rumori casuali non spegnerà chiunque altro sta parlando. Se hai bisogno di saltare, devi solo annullare.

Mantenere il contatto visivo

Oltre ad essere una cortesia quotidiana comune nella conversazione, mantenere il contatto visivo durante la conferenza web contribuisce a garantire la mente di chiunque si sta parlando a non vagare. Se i tuoi occhi stanno darting in tutto il posto o stai guardando qualcos'altro (Dio vieta che sia il tuo cellulare!), La persona con cui parlerai si chiederà cosa sia abbastanza importante per rubare la tua attenzione. Questo può portare a loro sintonizzazione o, peggio, diventando frustrati che state perdendo il loro tempo.

Le soluzioni per le videoconferenze rappresentano un ottimo modo per condividere informazioni e idee con i vari soggetti coinvolti nelle varie parti della tua attività. Ma possono anche essere un po 'di un campo minato. Tenga presente questi suggerimenti per assicurarsi di ottimizzare le videoconferenze. Pensate che il resto del tuo team avrebbe beneficiato di un corso di crash nel dos di conferenza web e don'ts? Noleggiate una sala di formazione sassone e prendete un pomeriggio per girare alcune best practice per la tua organizzazione.

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