5 consigli per una migliore videoconferenza Tenveo

Mentre le organizzazioni cercano modi per ridurre i tempi e i costi di viaggio, la videoconferenza è emersa come un modo importante per favorire la comunicazione e la collaborazione. I seguenti suggerimenti possono aiutare un'organizzazione a sfruttare al meglio le proprie apparecchiature per videoconferenza.

1. PREPARARE LA CAMERA.

La sala conferenze non dovrebbe avere finestre, né all'esterno né su altre aree interne. Se ciò è inevitabile, astenersi dal puntare la fotocamera verso qualsiasi finestra. Le tende per finestre in tessuto adatte alla fotocamera devono essere utilizzate per ridurre al minimo i problemi di illuminazione e le distrazioni di fondo, nonché per migliorare l'acustica.

L'illuminazione diffusa è più appropriata dell'illuminazione diretta, poiché l'illuminazione diretta visualizzerà un'immagine sullo schermo incoerente. La stanza deve essere dipinta con tonalità neutre e priva di opere d'arte occupate nel campo visivo della telecamera. Le pareti dipinte in una tavolozza blu o grigia, ad esempio, offrono un piacevole contrasto tra i partecipanti.

2. TROVA LA MIGLIORE POSIZIONE DELLA VIDEOCAMERA E ALTEZZA DEL DISPLAY.

In una tipica sala per conferenze con uno schermo, la videocamera deve essere posizionata sopra il display, vicino al centro. In un sistema a due schermi, la fotocamera è posizionata meglio tra i display, vicino al centro, per favorire il contatto visivo. Il display deve essere installato in modo che la parte inferiore dell'immagine sia appena sopra l'altezza del tavolo della conferenza, facendo apparire i partecipanti più lontani come se fossero nella stessa stanza.

3. UTILIZZARE I MICROFONI IN MODO EFFICACE.

I microfoni a soffitto sono ideali per una grande sala conferenze. I microfoni da tavolo, al contrario, possono captare rumori estranei come lo spostamento della carta o il tocco delle dita e sono meglio evitare. Una buona regola è quella di utilizzare un microfono per ogni due partecipanti. Se è inevitabile l'uso di un solo microfono, dovrebbe essere posizionato al centro del tavolo, in modo che la voce di tutti venga catturata allo stesso modo.

Molte sale conferenze hanno tavoli lunghi e stretti che non sono adatti per le videoconferenze. L'uso di una tabella ovale aiuterà i partecipanti ad affrontare i display senza inclinarsi. Inoltre, le sedie con schienale alto tendono a bloccare gli altri partecipanti; quelli con la parte bassa della schiena sono una scelta migliore.

Se solo poche persone stanno partecipando a una riunione, dovrebbero riunirsi insieme, con la fotocamera ingrandita per rendere le persone più grandi possibile sullo schermo.

5. OTTIMIZZARE LA COLLABORAZIONE DEI DATI.

La condivisione dei dati in un sistema a schermo singolo è gestita al meglio tramite monitor sul tavolo. Alcuni codec consentono la condivisione dei dati sullo stesso schermo del video, ma ciò non è l'ideale perché lo scopo della videoconferenza è vedere gli altri partecipanti. Un display secondario può essere montato sopra il primario, con la fotocamera che li separa. Con questa configurazione, quando i partecipanti scansionano dalla videoconferenza ai dati e viceversa, il loro sguardo attraverserà il piano di acquisizione della telecamera.

In un sistema a due schermi, il video dovrebbe essere visualizzato su uno schermo mentre i dati sono condivisi sull'altro.

Le telecamere per documenti e le lavagne interattive devono essere collocate nel campo visivo della telecamera. In questo modo, se un partecipante è alla lavagna, per esempio, può fare una presentazione e rimanere nella scena.