Tps per le buone riunioni a distanza
Apr 23, 2019
Suggerimenti per le buone riunioni a distanza
Le riunioni a distanza fanno risparmiare tempo e producono risultati più rapidi
Alcuni dei vantaggi delle riunioni a distanza sono:
• Ridurre o eliminare i costi di viaggio
• Aumentare l'efficienza aziendale - il tempo di viaggio diventa tempo di lavoro
• Ridurre i livelli di stress tra i dipendenti - equilibrio tra lavoro e vita privata
• Semplice e spontaneo
• Ecologico
Suggerimenti per buone teleconferenze
Preparazione (se presiede una riunione)
Scopo. Avere uno scopo chiaro per l'incontro e cosa aspettarsi dai partecipanti. È un incontro per informazioni, discussioni o decisioni?
• Persone giuste. Invita le persone giuste, persone che aggiungono qualcosa alla riunione e che ne ricavano qualcosa.
• Letture obbligatorie. Invia letture obbligatorie ai partecipanti e un commento personale a ciascuno dei partecipanti su ciò che ci si aspetta da loro. Suppongono di portare alcune informazioni all'incontro o di spiegare qualcosa in particolare.
• Ordine del giorno chiaro. Invia un ordine del giorno e l'elenco dei partecipanti in tempo utile prima della riunione.
• Far sapere. Spiegare come partecipare alla riunione (numero di telefono e qualsiasi codice PIN) o se verrà effettuata una chiamata al partecipante.
• Test. Prima di dirigere il tuo primo incontro, fai alcune chiamate di prova e prova le varie funzioni. Potrebbe essere il caso in cui il tuo centralino richieda comandi speciali per squillare più parti: controlla con il tuo gestore telefonico.
• Documentazione. Come sarà documentato l'incontro? È una buona idea usare la funzione di registrazione.
• Resta semplice. Se la riunione è ricorrente, aggiungere i partecipanti come gruppo nella guida della conferenza o aggiungere singoli contatti alla rubrica.
• Inizia e termina in tempo. Avvia sempre l'incontro all'ora stabilita, anche se mancano partecipanti.
(Pianificare una breve pausa se è necessario estendere la riunione).
• Follow-up e follow-through. Riassumi, segui e invia le note di riunione direttamente dopo la riunione. [Stabilisci le scadenze e fai sapere a tutti chi è responsabile di cosa].
Durante l'incontro (se presiede una riunione)
Introduzioni. Benvenuto e presentati a tutti. Questo fa sì che l'incontro inizi bene e garantisca un'atmosfera inclusiva, anche per coloro che sono fuori sede. Se l'incontro non è molto grande (fino a 10 partecipanti), chiedi ai partecipanti di presentarsi brevemente per ascoltare la propria voce. Cerca sempre di creare un'atmosfera che dia alle persone la sensazione di stare seduti tutti insieme, anche quelli che partecipano ad altre località.
• Minuti. Prendere appunti o nominare un segretario che può richiedere minuti e ha accesso alla registrazione se ne viene fatto uno.
• Agenda. La persona che guida l'incontro spiega di cosa tratta l'incontro e per quanto tempo sarà in esecuzione e fornisce un breve riassunto dell'agenda.
• Interruzioni. Iniziare l'incontro spiegando le regole di base per l'incontro e ciò che può essere inquietante.
Non dovrai leggere e-mail, navigare sul tuo smartphone, lavorare con altri compiti ecc.
• Pause. Se la riunione dura più di 45 minuti, fai una pausa per permettere alle persone di allungare le gambe per 10-15 minuti prima di continuare.
• Raggiungere un accordo. Prima di passare a un nuovo oggetto, controlla con i vari partecipanti per vedere se qualcuno vuole dire qualcosa. Questo fa sentire tutti coinvolti.
• Dinamico. Gestisci e considera la dinamica nel gruppo. Assicurati che tutti abbiano voce in capitolo sulla questione discussa, affrontino i conflitti.
• Spiegare. Se succede qualcosa nella stanza (che potrebbe forse far ridere), spiega cosa sta succedendo a chiunque stia partecipando per telefono per assicurarsi che tutti si sentano inclusi.
• Tempo per le domande. Metti da parte il tempo per occuparsi di qualsiasi domanda.
• Nuovo incontro. Se ci sono questioni che devono essere seguite, concorda un orario per la prossima riunione.
Dopo l'incontro (se presiede una riunione)
Follow-up e follow-through. Riassumi, segui e invia le note di riunione direttamente dopo la riunione. Stabilisci le scadenze e fai sapere a tutti chi è responsabile di cosa.
Per chiunque partecipi a una riunione (in remoto)
• Pace e tranquillità. Cerca di trovare il posto più tranquillo possibile.
• Parcheggia. Se partecipi dalla tua auto, parcheggia in sicurezza, ad esempio in un parcheggio, prima di unirti alla riunione.
• Spegni il microfono. Se sei seduto da qualche parte con un sacco di rumore di fondo, ad esempio in aeroporto o in macchina o in un bar, spegni il microfono (muto) quando non stai parlando.
• Sii pronto in un sacco di tempo. Assicurati di essere in tempo utile per la riunione per darti la possibilità di chattare con gli altri partecipanti prima dell'inizio della riunione (nello stesso modo in cui le persone in una sala riunioni farebbero insieme).
• Presentati. Se hai qualcosa da dire, assicurati che le persone riconoscano la tua voce presentandoti prima.
• Tenere le persone informate. Se ti disconnetti (scarsa ricezione, ecc.), Richiama immediatamente e, in un momento opportuno, fai sapere agli altri partecipanti che sei stato via per un po '.
• Messa a fuoco. Concentrati sull'incontro. Non leggere e-mail o fare altre cose durante la riunione.
