Come evitare gli incubi di videoconferenza

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La videoconferenza è un modo efficace e economico per rimanere in contatto con dipendenti e clienti, ma ci sono alcune insidie da evitare.

Non importa quale sia l'industria in cui tu sei, hai probabilmente sperimentato almeno alcune chiamate in videoconferenza. Mentre queste chiamate richiedono un po 'più apparecchiature rispetto alle conferenze audio, essi soddisfano una necessità di tempo faccia a faccia che non può essere soddisfatta senza riunioni personali. Infatti, la popolarità della videoconferenza è esplosa negli ultimi anni e per vari motivi.

In primo luogo, la videoconferenza consente di risparmiare tempo e denaro. Secondo uno studio condotto da PGi, le aziende che utilizzano regolarmente la videoconferenza trovano un tuffo del 30% nel costo del viaggio complessivo, che comprende hotel, biglietteria, carburante, taxi, noleggio auto e stipendi alimentari. Inoltre, la videoconferenza può portare ad una maggiore efficienza e produttività. Un altro vantaggio della videoconferenza è che porta un senso di unità tra impiegati sparsi che telelavorano o lavorano in diverse città. A volte, hai bisogno solo di una riunione faccia a faccia.

Ma la videoconferenza ha anche le sue sfide. Avete mai partecipato a una chiamata che era talmente scarsamente organizzata, o aveva così tanti flussi di tecnologia, che si sentiva come uno spreco di tempo? Molte persone probabilmente hanno. Ecco perché è importante fare tutto il possibile per evitare i seguenti incubi di videoconferenza, sia che tu sia l'host o un partecipante.

Rumore di sottofondo. Un grande vantaggio della videoconferenza è che ti consente di lavorare da qualsiasi luogo, anche da casa tua. Ma ricorda, il tuo obiettivo è ancora di essere il più professionale possibile. Ciò significa che dovresti eliminare i rumori estranei, tra cui corsi di cane e grida di bambini. Chiudi in una stanza tranquilla senza distrazioni. Se sai che avrai una chiamata importante, mandate i bambini alla nonna e chiudi i cani in un'altra stanza.

Distrazioni distinte. Non essere "quella persona" che dimentica di muto se stessi quando parla con gli altri nella stanza, rispondendo ad un'altra telefonata o, gonfi, ordinando una tazza di caffè. Se dovete scappare dalla chiamata, mute voi stessi, non importa la ragione.

Conversazioni mute. D'altra parte, non dimenticare di annullare se stessi quando è il tuo turno di parlare. Chissà quanti innumerevoli minuti e ore sono stati persi nella nostra vita grazie a un muting accidentale!

Collegamento spotty. Non c'è niente di più fastidioso di essere avviato una videochiamata. Non solo perderti parte della riunione, ma tu perdete tempo e energia cercando di tornare indietro. Assicurati di avere una connessione internet solida da dove si sta lavorando, e sapere come riaccenderlo dovrebbe uscire. Inoltre, avere una fonte di backup per il collegamento se possibile; Ad esempio, se c'è un'app per il programma di videoconferenza, installarlo sul tuo smartphone e sapere come utilizzarlo se necessario.

Statico o interferenze. Non è cool quando qualcuno manca ogni altra parola che dici (o viceversa). A volte la tecnologia è solo una bestia e non c'è modo di impedirlo. Ma un modo per diminuire la probabilità di statica o di interferenze è per tutti i partecipanti a disattivare i loro telefoni a meno che non stanno parlando.

Altoparlante ignoto. Quando ci sono più persone sulla linea, può essere difficile ricordare chi è chi. Anche se il programma che stai usando ti identifica, indica il tuo nome e reparto prima di dire qualcosa di importante. Questo aiuterà chi non conosci bene, ottenere orientati prima di pronunciare una parola.

Echo centrale. A volte c'è una eco inspiegabile in una videochiamata. Se ciò accade, cercare di limitarla a una persona specifica o chiedere a chiunque di ricominciare. Se ciò non risolve il problema, preparatevi con un altro ponte o una linea affinché le persone si uniscano.

Oltre a questi incubi di videoconferenza, ecco alcuni consigli per le migliori pratiche quando si prepara una videochiamata:

Se stai organizzando una riunione, assicurati che sia effettivamente necessario. Quasi tutti noi abbiamo messo in risalto da una chiamata e pensato, "beh, che potrebbe essere stato compiuto con un'email!" Aiutare i partecipanti a rimanere in carica con un programma chiaro e dettagliato. Assicuratevi di lasciare il tempo alla fine per domande.

Sia comodo con la tecnologia di videoconferenza prima che inizia la riunione. Non aspettare fino a cinque minuti prima che una chiamata inizia a provare la registrazione per la prima volta. Se sei l'host di riunioni, esegui un test in anticipo. Chiedere a un dipendente di partecipare alla riunione di pratica in modo da poter ottenere il riconoscimento dell'accesso alla condivisione dello schermo, l'esclusione e l'eliminazione dei partecipanti e altro ancora.

Usare molta illuminazione. Non importa dove sei durante l'incontro, l'ufficio, la tua casa, ecc, assicuratevi che ci sia un'illuminazione adeguata affinché altri possano vedere il tuo volto. Non lasciatevi sfaldare o il volto potrebbe apparire scuro. Invece, assicurati che la luce proviene davanti a te o dal lato.

Assicurarsi che lo sfondo non distrae. Non è molto professionale avere un mucchio di lavanderia o dei giocattoli dei tuoi bambini sparsi dietro di te. Invece, andate semplicemente e semplicemente. Vestite in modo appropriato. Sei ancora un professionista, quindi se non si tratta di una conferenza audio, prestare attenzione ai vostri capelli, trucco e abbigliamento. In particolare, indossare colori mutevoli, neutri o pastello; Non ci sono strisce, punti di polka, plaid o qualsiasi altra cosa che potrebbe distrarre sullo schermo. Mantenere la tua webcam a livello degli occhi o un po 'più in alto. Gli angoli weird sono anche distratti. Considera di acquistare un buon microfono, specialmente se fai molte chiamate video. Un microfono USB esterno è un ottimo pick. Rimanere concentrati sulla chiamata. Ricorda, le persone possono vederti in modo da non provare a multi-task durante la conferenza video. Guarda la fotocamera. Troppe persone fissano invece la propria immagine sullo schermo, ma questo fa apparire (a tutti gli altri) come se stai guardando verso il basso. Non si incontra come professionale e diretto come si vuole essere. Ricorda che la videoconferenza è proprio come qualsiasi tecnologia in quanto esistono molti vantaggi e sfide. Fortunatamente, molte di queste sfide possono essere evitate con poca conoscenza, risoluzione dei problemi e pazienza. Quindi, preparatevi e immergetevi nella tua prossima conferenza video online con facilità. Luci, macchina fotografica, azione!