Come evitare errori di adozione delle comunicazioni video

È l'incubo di ogni attività: trascorrere del tempo, dei soldi e delle risorse che distribuiscono una tecnologia che i dipendenti non utilizzano. E anche se il passato è pieno di tali esempi: wiki interni e reti sociali, per esempio gli strumenti per la videoconferenza non devono essere un altro membro del cimitero applicativo.

Infatti, il marketing di videoconferenza di oggi è in piena espansione: gli esperti prevedono che potrebbe crescere a 4 miliardi di dollari quest'anno, da soli 367 milioni di dollari nel 2009. E non è una sorpresa, data la forza lavoro dispersa di oggi: Ottanta per cento per cento su squadre distribuite, o internazionalmente, e la metà della forza lavoro statunitense possiede posti di lavoro compatibili con il telelavoro, secondo la ricerca.

Poiché altre aziende continuano ad adottare strumenti di videoconferenza, assicurarsi che i processi, le persone e la cultura appropriati siano essenziali per guidare e sostenere l'adozione continua. Lily Zheng, direttore del dispiegamento e dell'adozione di un partner, di Tenveo, discute dove molte aziende si sbagliano con l'adozione e offrono modi per assicurarsi di farlo correttamente ogni passo.

1. La tua cultura aziendale non supporta la videoconferenza. Come fai a sapere che il tuo posto di lavoro è maturo per il successo della videoconferenza? La prima indicazione è un ambiente collaborativo - o almeno, il desiderio di diventare più collaborativi, dice Lily. In caso contrario, gli sforzi di adozione non riescono: considerate una bandiera rossa se la tua azienda è in silenzio e non c'è alcun segno di cambiarlo. Dopo tutto, la videoconferenza è più vantaggiosa per le organizzazioni la cui forza lavoro si trova in diverse aree geografiche, ha il desiderio di connettersi meglio e vuole aiutare la loro cultura a crescere.

2. Non hai buy-in oltre IT. Per implementare correttamente una soluzione per la videoconferenza, è necessario un buy-in da dirigenti impegnati e da senior management, non solo dal dipartimento IT, dice Lily. Se i dirigenti abbracciano e sostengono la videoconferenza, altri anche in tutta l'organizzazione. "I dipendenti imparano per esempio," dice Lily. "Se non hai il buy-in dall'alto, non funzionerà mai".

3. La tua infrastruttura non può supportarla. Se la tua rete o WiFi non supporta uno strumento di videoconferenza, dovrà fallire, dice Lily. L'infrastruttura insufficiente produrrà audio e video frammentati, causando utenti frustrati e un'adozione affondata. Tenveo ha un processo di valutazione per assicurare che la rete sia pronta.

4. Non pilotate il programma. Prima di lanciare un lancio aziendale, prova lo strumento con piccoli gruppi. Lily suggerisce di pilotarlo sia con una squadra che è tecnologicamente esperta e capisce i vantaggi del tool e uno che non è tecnologicamente avanzato. Ciò consente di confrontare dove sono stati eseguiti i processi di preplanning e dei processi e dove devono essere modificati prima di distribuirlo su scala più grande.

5. Non hai sponsorizzazioni o evangelisti. Al di là di ottenere il buy-in da parte dei dirigenti prima di distribuire uno strumento, è essenziale assegnare il progetto ad uno sponsor il cui ruolo è quello di ottenerlo durante la preparazione per il periodo primetime. "Hai bisogno di qualcuno che possa andare a parlare, non solo con la leadership senior, ma anche a livello direttore e manager", dice Lily.

Gli evangelisti interni spesso derivano da programmi pilota. Queste sono persone all'interno dell'organizzazione che condividono con i loro coetanei la loro eccitazione e il supporto per lo strumento. "A volte si ha maggiori probabilità di fidarsi dei collaboratori per provare qualcosa di nuovo quando lo avvocano", dice.

6. Non lo fai pubblicità. La chiave per l'adozione di guida è l'accumulo prima di lanciare, dice Lily. Questo è un lavoro per la commercializzazione: Sviluppi materiali e comunicazioni che promuovano il prossimo nuovo strumento, precisando ciò che è, perché lancia, come risparmiare tempo impiegato e quando si aspetta, dice.

7. Non comunichi il suo lancio. Quando l'attrezzo è pronto per la prima volta, non lanciarlo in silenzio, dice Lily. Inviare un memo interno ai dipendenti che spiega perché è eccitante, dove possono ottenere assistenza, come usarla e gli obiettivi della società.

8. Non rilevi le metriche. Lo strumento ha lanciato, ma il lavoro non è finito. Tieni d'occhio le metriche dell'utensile: controlla quante persone sono state iscritte e quanti sono iscritti e hanno tenuto la loro prima riunione. "Potresti avere 3,000 iscritti, ma non è un'indicazione del successo se non hanno effettivamente utilizzato lo strumento", dice Lily. Questo è un buon misuratore per quanto sia in corso l'adozione.

9. Lei ignora i ritardi. Potresti scoprire che determinate squadre o demographics degli utenti non stanno adottando lo strumento allo stesso ritmo di altri. La mossa sbagliata è lasciarli soli; invece, personalizzare una dichiarazione di vantaggio specificamente per loro che evidenzia i successi che i loro coetanei hanno dovuto incoraggiare la loro adozione, dice Lily.

" Ci saranno sempre persone resistenti al cambiamento, ma la chiave è farle capire perché questo strumento è vantaggioso per loro e la loro vita quotidiana", afferma. "Esegui esempi di come i loro coetanei sono venuti a concludere un contratto più veloce o risparmiato e hanno collaborato meglio. Altrimenti, si resisteranno e aspettano che non riescano perché possano tornare al loro modo di fare le cose ".

10. Lei lo trascura dopo il lancio. Nuovi strumenti non dovrebbero essere fuori vista, fuori mente. Altrettanto importante quanto l'attenzione a cui paga prima e durante il suo lancio è il vostro rispetto per lo strumento dopo il suo lancio. Ciò potrebbe includere l'esercizio di sessioni di formazione continua per i dipendenti, il pranzo e l'apprendimento per rispondere a domande e riflettere nuove funzionalità e concorsi per incoraggiare l'adozione.

" Mostra vittorie come," Il tuo parente ha appena salvato tre settimane di tempo condurre incontri di progetto utilizzando video "e tenere concorsi per i dipendenti che utilizzano più gli strumenti e li ricompensano con un prezzo", dice Lily. "È importante che le imprese continuino a fare questa parte della loro cultura per sostenere l'adozione".

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