6 suggerimenti e casi di utilizzo per farti una schermata di condivisione Superstar

Proprio come un'immagine può risparmiare mille parole, la condivisione dello schermo può ridurre di mezzo il tempo che spieghi le idee durante una videoconferenza, poiché tutti i presenti sono in grado di vedere esattamente cosa stai parlando. Uno strumento versatile con innumerevoli applicazioni, la condivisione dello schermo può essere utilizzato da una serie di squadre e dipartimenti in tutte le industrie per raggiungere obiettivi con velocità e chiarezza. Alcuni dei modi in cui è possibile sfruttare la condivisione dello schermo per collegare le persone agli argomenti a portata di mano includono:

Collaborazione - Condividere un'idea con i membri del team usando immagini è un ottimo modo per impegnarsi e ispirare le persone e ottenere i loro succhi creativi che scorrono. La condivisione dello schermo consente anche di modificare documenti in tempo reale in base all'insieme di gruppi.

Presentazioni - Se avete bisogno di convincere un gruppo a vedere le cose dal tuo punto di vista, rivelano intuizioni di ricerca e sviluppo, o più, la condivisione dello schermo è ideale sia per presentazioni pianificate che improvvisate.

Vendite di vendita - consentire ai clienti e alle prospettive di visualizzare come i tuoi prodotti o servizi possono influenzare la propria attività non è solo un bene per ottenere un vantaggio competitivo; assicura che le aspettative di tutti siano sulla stessa pagina.

Recensioni del progetto - Dalla condivisione di proiezioni finanziarie e schemi di progettazione, di pubblicità e campagne pubblicitarie e oltre, la condivisione dello schermo è un modo rapido per sollecitare i feedback da parte delle principali parti interessate per tutto il ciclo di vita di un progetto.

Formazione - Chieda a chiunque sia in IT o HR e ti dirà che il modo migliore per insegnare a persone su un argomento particolare è passarle passo dopo passo tramite una sessione di condivisione dello schermo.

Aggiornamenti di stato - Un modo semplice per rendere i stand-up settimanali ancora più veloci e più efficienti è quello di consentire a tutti gli utenti della riunione di condividere aggiornamenti di stato, progettazione del progetto e flussi di lavoro proiettati tramite schermate condivise.

Mentre i suddetti casi d'uso sono solo la punta dell'iceberg quando si tratta di condivisione dello schermo, ci sono alcuni suggerimenti che si desidera prendere in considerazione prima di condurre la prossima schermata di condivisione.

Suggerimento # 1: rivedere la tua formazione iniziale

Può sembrare un po 'un capitolo evidente, ma se sai che andrai a condividere lo schermo durante una conferenza video, prendere un momento per assicurarsi di avere tutto il necessario per farlo con successo. Verifica per assicurarsi di avere i giradischi, le presentazioni ei documenti giusti, aperti e ordinati nell'ordine in cui intendi condividerli. Controllando i documenti prima della condivisione, è possibile evitare situazioni potenzialmente imbarazzanti in cui si apre la presentazione sbagliata, si incontra un programma software che non funziona, o recupera i tempi del partecipante in caso di smettere di interrompere e cercare i documenti giusti.

Suggerimento # 2: la pratica rende perfetta

Troppo spesso, la gente si concentra così tanto sui documenti che intendono condividere che dimenticano di pensare a come presentano gli elementi che sono stati allineati, per non parlare di quello che intendono dire. Siamo stati tutti in una videoconferenza dove qualcuno leggeva i propri schermi ad alta voce durante la condivisione e, oltre ad essere una mossa dilettante, è anche quella che la gente trova noiosa e ridondante. Per vincere e mantenere l'attenzione del pubblico, pianificate cosa intendi dire in anticipo mentre condividi le tue schermate. Puoi anche voler invitare un collega affidabile ad un'anteprima in prima persona prima di condividere il debutto dello schermo per accertarvi di aver elaborato dei problemi nella tua presentazione.

Suggerimento # 3: spegnerlo

Le notifiche sono ottime, a meno che non interferiscano con te e i tuoi collaboratori durante una condivisione di schermo. Per evitare il dramma e il fastidio di campane costanti, fischi e pop-up, passate alle impostazioni della tua email, delle applicazioni, del calendario, dello slack e di qualsiasi altro programma che utilizzi che invia le notifiche durante tutto il giorno e li disattiva temporaneamente o li mette per dormire per la durata della conferenza video.

Suggerimento # 4: Tidy Up Desktop

Storia vera: Una volta durante una sessione di condivisione dello schermo con un fornitore (che ha avuto una schiacciata sul nostro project manager) un partecipante notato che il suo desktop aveva una cartella di immagini con il suo nome e gli chiese di aprire la cartella. Inutile dire, era dolorosamente scomodo per tutti i presenti per vedere come questo ragazzo aveva raccolto un sacco di candidi di lei da un evento di lavoro. Su questa nota, dare un'occhiata a tutto sul desktop e rimuovere qualsiasi cosa che potrebbe creare involontariamente dramma durante una condivisione di schermo, come documenti provenienti da un concorrente di client, foto della tua schiacciata, ecc. È anche una buona idea chiudere tutti i programmi nella barra delle attività che non sono rilevanti per la presentazione. Suggerimento aggiuntivo: con i recenti aggiornamenti del software di Tenveo, è ora possibile selezionare finestre specifiche prima di avviare la condivisione dello schermo invece di condividere l'intero schermo per ridurre i momenti imbarazzanti.

Suggerimento # 5: debitamente notato

Anche se si è una meraviglia multi-tasking, rovinerà il flusso della presentazione e distruggere l'attenzione dei partecipanti se si interrompe per utilizzare lo schermo per prendere appunti tramite software di gestione del progetto o una lavagna online. Per evitare questo scenario, chieda a un collega di togliere tutte le note pertinenti durante la presentazione. Suggerimento # 6: Get Personal Se vuoi veramente rendere il tuo pubblico quando condividi schermi, fai personalmente personalizzando le diapositive, le immagini multimediali e le immagini di sfondo secondo i loro interessi. Ad esempio, se utilizzi la condivisione dello schermo per condurre una presentazione di vendita, aggiungi il logo del prospetto o il nome della tua azienda alle diapositive per un tocco personale impegnativo e premuroso. Suggerimento per un bonus: ottenere una videoconferenza di Tenveo TEVO-HD9620B offrono funzionalità di condivisione di schermo di alta qualità e di facile utilizzo, che utilizzano sia i principianti che i professionisti. Con il video e l'audio HD, Tenveo assicura che la tua squadra abbia un'esperienza coinvolgente, faccia a faccia (e schermo a schermo) ogni volta. Per rendere la tua prossima schermata condivisione della presentazione una vera sensazione, regalatevi un Tenveo.