Organizzare una conferenza? Ecco alcuni suggerimenti per affrontare la sfida
Jun 08, 2017
Organizzare una conferenza di ricerca può essere una vera sfida. Alcuni potrebbero anche consigliarti di non farlo. Ma è anche un'occasione incredibile e un'esperienza gratificante.
Mettendo insieme un evento di successo non deve essere una lotta in salita. Basta ricordare tre regole d'oro: pianificare, circondarsi con una grande squadra e sapere perché lo stai facendo!
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti in questa avventura.
1. La mancata programmazione sta progettando di fallire
Non correre nella logistica. Prima di iniziare a prenotare la sede e chiamare i ristoratori, è necessario prendere qualche tempo per prepararsi alla conferenza.
Questo ti farà risparmiare un sacco di stress e impedire sorprese all'ultimo minuto.
Immagini quello che vuoi che la tua conferenza sia simile. Chi parteciperà? Che tipo di evento sarà? Che tipo di esperienza vuoi offrire ai delegati?
Allora entri in specifiche. Quanti partecipanti ci saranno? Quanti reclami riceverai? Quanti giorni durerà?
Se è possibile, metti in contatto con gli organizzatori precedenti per raccogliere informazioni degli anni precedenti. Ti aiuterà a fissare un budget realistico.
E ricordate che è impossibile anticipare ogni piccola cosa. Ci saranno sempre alcuni problemi che non ci aspettavamo e va bene. Basta progettare anche per questo.
2. C'è forza nei numeri
Dal programma alla logistica, alla finanza e al marketing, l'organizzazione di una conferenza coinvolge aspetti multipli che necessitano di competenza. Circondandosi con una buona squadra vi aiuterà a svolgere i diversi compiti in modo più efficiente senza essere sopraffatti. Permette anche di concentrarsi sugli obiettivi principali: ottimi contenuti, altoparlanti e partecipanti impegnati.
Scegli la tua squadra con attenzione. Cerchi giocatori entusiasti, organizzati e guidati, che il comitato organizzatore non dovrebbe avere troppi membri, per mantenere il processo decisionale e il coordinamento liscio. Jonathan Khan trova tre è un buon numero. Tutto dipende dalla dimensione della conferenza e dal tempo che hai sulle tue mani.
Imparare a delegare. È possibile assegnare comitati a vari settori di responsabilità: logistica (sede, alloggio, A / V, ristorazione, trasporto), programma tecnico, relatori principali, finanza e sponsor, registrazione, marketing (comunicazione, PR, sito web, social media ...). Oltre agli organizzatori principali, è possibile iscriversi ai volontari per aiutarti nel giorno della conferenza o con piccoli compiti. Gli studenti lo vedranno spesso come una buona opportunità e aiutano felicemente.
Se hai il budget, consideri l'assunzione di un PCO o di un ufficio di conferenza. Essendo un accademico, la gestione degli eventi non è necessariamente il tuo forte. Questi professionisti sono esperti nell'organizzazione di conferenze accademiche. Essi forniranno aiuto più importante soprattutto con il lato logistico delle cose.
3. Abbracciare la tecnologia
Ci sono tanti modi per sfruttare il potere della tecnologia.
Innanzitutto, utilizzare un sistema di gestione astratta per raccogliere, analizzare e accettare presentazioni e gestire il tuo programma. Sì, siamo parziali, ma non possiamo sottolineare abbastanza quanto tempo ti salverà!
Durante la conferenza, assicurarsi che tutte le stanze dispongano delle adeguate apparecchiature A / V e che funzioni! E ricorda, questo è il 21 ° secolo! Praticamente tutti portano un computer portatile, uno smartphone o una tavoletta e vorranno avere accesso a Internet. Wifi può essere un problema importante per conferenze. Assicuratevi di controllare in anticipo con la sede che forniranno wifi con abbastanza larghezza di banda.
Puoi anche utilizzare applicazioni mobile per migliorare l'esperienza dei delegati. Ci sono molte applicazioni là fuori, per aiutare la rete dei partecipanti, navigare nella conferenza, creare un proprio programma, ecc.
4. Scegli i tuoi altoparlanti con attenzione
Trovare l'altoparlante principale è cruciale, ma può essere difficile. Un buon altoparlante principale attirerà delegati e metterà il tono per la tua conferenza di ricerca.
Pensate a quali tipi di altoparlanti e presentazioni desideri. Obiettivo della diversità. Invita entrambi i ricercatori e ricercatori più noti e cerca di avere un buon equilibrio di genere.
Assicurati di avere un piano B nel caso in cui i vostri altoparlanti si annullino!
5. Tenerli inviati
È necessario disegnare un efficiente piano di comunicazione. Implementa una strategia su quali contenuti intendi condividere, quando e a chi. Sul tuo sito web, pubblica interviste, post di blog, immagini, programmi, annunci degli oratori ... aggiorna regolarmente i tuoi contenuti per creare qualche eccitazione.
Mettiti in contatto con i tuoi delegati ei tuoi altoparlanti. È possibile utilizzare strumenti come Mailchimp per inviare messaggi di massa ai tuoi delegati. Assicurati di avere tutti i dettagli e le istruzioni necessarie per la tua conferenza: indirizzo di sede, date, linee guida, contatti, consigli ...
Anche la buona comunicazione è importante durante la conferenza. Aggiungere segni per indicare i partecipanti verso le sale di presentazione, la tabella di registrazione, le aree di pranzo o i servizi igienici. Effettui alcuni annunci durante il giorno per informare i delegati dello svolgimento dell'evento e dispongono di volontari e membri del personale a rispondere a domande e guidare i delegati. E non dimenticate di dire grazie! Inviate un'email ai delegati e una nota scritta agli oratori, ai membri del comitato e ai volontari per ringraziarli per il loro contributo.
6. Facilitare la rete La rete è una delle ragioni principali per cui i ricercatori partecipano alla vostra conferenza. Il tuo compito è aiutare a incontrare persone interessanti. Come? Prima di tutto, assicuratevi di assegnare il tempo sufficiente per le opportunità di connessione e le discussioni in rete. Non cramare il tuo programma con presentazioni - costruire un sacco di breakout e sessioni di caffè per consentire ai delegati di respirare e chiacchierare. E scegliere un impianto adeguato per le stanze "sociali": dispongono di divani e sedie per le persone a sedersi e conversare. Organizzare eventi sociali come feste, cocktail e cene. Dovresti anche considerare l'esecuzione di alcuni esperimenti per promuovere la partecipazione, come l'organizzazione di "incontri" e l'utilizzo di applicazioni mobili fredde per incoraggiare la creazione di reti. Conclusioni L'organizzazione di una conferenza accademica comporta una moltitudine di compiti, la maggior parte dei quali non ha nulla a che vedere con l'università. Avrai bisogno di essere organizzato per tenere il passo con tutti. Se stai organizzando una conferenza per la prima volta, cercare consigli da parte di organizzatori o professionisti passati Finché riesci ad ottenere le anatre in fila e tenere in mente i nostri suggerimenti, sarai in pista per un evento di successo!
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