Scelta di un sistema di video conferenza: Controllo pratico dei fattori

Se la tua organizzazione è pronta a investire in soluzioni di videoconferenza, ecco una lista di controllo di cose che dovrai eseguire:

Scopo

Il sistema porta un sacco di vantaggi al tavolo. Ma quali benefici hai specificamente in mente? Questo è il tipo di domanda che ti aiuterà a determinare quali sistemi sono una buona partita e quali dovrebbero essere attraversati dalla tua lista. Vuoi utilizzarlo per raggiungere i tuoi team remoti, per formare nuovi reclute da filiali differenti o per tenere un incontro massiccio con i tuoi seguaci e tifosi?

Caratteristiche

Una volta che sai perché stai ottenendo uno, avrai un tempo più facile di individuare le caratteristiche che hanno senso per te. Quali si dimostreranno significativi e renderanno più facile la vita per voi e per la tua squadra? Riflettere su questi pensieri prima di decidere di scegliere una soluzione video.

Dimensione

Quanto è grande la tua squadra? Quanti partecipanti saranno in questa videochiamata? Quanti vostri dipendenti finiranno regolarmente utilizzando questo strumento? Business News Daily aggiunge questo all'elenco di cose che dovete fatturare quando esplorate per gli strumenti di videoconferenza.

Interfaccia

Una semplice e facile da usare interfaccia renderà l'adozione tra i dipendenti più veloce e più conveniente. Le persone tendono a amare la semplicità nei loro gadget e applicazioni. Un sacco di funzioni nifty non importa, non se il software è difficile da usare o difficile da capire. Dopo tutto, il punto è quello di trovare applicazioni che aiutano il team a lavorare più velocemente. Se le applicazioni li abbattono in qualche modo o compromettono la loro performance, rallentandoli e creando ritardi di produttività, non è una buona scelta per la tua squadra.

Integrazione

I team sopravvivono su una moltitudine di applicazioni, piattaforme e programmi in questi giorni. Da file Google Documenti e Microsoft a epub e video, utilizziamo un sacco di strumenti di terze parti per ottenere il lavoro. Ecco perché ha senso scegliere strumenti come i sistemi di videoconferenza BlueJeans. È facile integrare queste applicazioni con programmi di terze parti, in modo da non far fronte a problemi se è necessario utilizzare entrambi. Hai bisogno di inviare un rapporto o di rivedere un documento insieme ad un collega offsite? Con la giusta soluzione basata sul Web, l'apertura, la visualizzazione e la condivisione di tali file non saranno un problema.

Livello di competenza

Vorrai considerare anche il livello di competenza del tuo team. Non è sempre una buona idea acquistare il sistema di comunicazione più avanzato là fuori. Considerate quanto tempo l'adozione avrà. Dovrai preparare un ritardo produttivo come i dipendenti imparano e trovano la loro strada intorno al sistema. Se tutto il tuo team ha bisogno è un modello di base, senza fronzoli, quindi andare per questo. Non c'è bisogno di scaricare i soldi per un sistema caricato con funzioni che non utilizzeranno comunque.

Tipi di riunione

Quali riunioni avevate in mente? Vi ospiterà un sacco di forum? Lei esegue la formazione video per nuovi reclute? O ospiterai diversi tipi di incontri, quelli con il tuo team, quelli per i tuoi capi e clienti, per citarne alcuni? Sapere in anticipo quali tipi di riunioni che avete in mente contribuirà a limitare le tue opzioni.

Esperienza mobile

Una cosa importante per esaminare è la qualità dell'esperienza mobile del software. Dopo tutto, uno dei principi principali delle soluzioni di videoconferenza è che permette di accedere ovunque e in qualsiasi momento. Ciò significa che gli utenti devono essere in grado di connettersi a quelle videochiamate e le chat dai loro telefoni cellulari. Se l'esperienza mobile è scoraggiante, piena di sfocature e tinte audio, allora è un fallimento di un'applicazione e uno che deve essere lanciato per un migliore software.

Capacità di registrazione

Un'altra caratteristica che dovrebbe essere nella borsa è la registrazione video e audio. Non vuoi prendere appunti durante la riunione? Va bene. Con una funzione di registrazione, questi strumenti possono portare indietro attraverso la riunione. Se vuoi esaminare i punti, chiarire un problema o semplicemente dimenticare un dettaglio e volerlo ricordare prima di scrivere un rapporto, queste caratteristiche di registrazione rendono la tua vita molto più semplice.

Qualità di assistenza clienti

Assicuratevi di scegliere un software con servizio clienti eccezionale. Prima o poi, avrai bisogno di aiuto e consigli per la risoluzione dei problemi. Quando lo fai, è sempre meglio ottenere tale tipo di assistenza da parte di personale di assistenza clienti utile, educato e informativo. Sarà già abbastanza difficile, chiedendosi perché il tuo software non funziona. Il personale cordiale e competente del servizio clienti può risparmiare il giorno e significa meno emicranie e stress per voi.

Prove libere

Un modo per esaminare approfonditamente i sistemi che desideri è cercare offerte gratuite per la prova. Ti dà un'occhiata al sistema senza pagare il costo. Se ti piace la versione libera abbastanza, andare per la versione a pagamento non dovrebbe essere un problema. La ricerca dell'opzione a basso costo non dovrebbe essere un problema, dice Inc., a condizione che queste opzioni offrono tutto il necessario per una soluzione video.