Guida all'acquisto: 5 devono avere prodotti per ogni sala riunioni di videoconferenza

Guida all'acquisto: 5 devono avere prodotti per ogni sala riunioni di videoconferenza

Recentemente ho letto questo titolo di un articolo "Non giudicare mai un libro dalla sua copertina, ma giudicare sempre un'azienda dalle sue sale conferenze" - e ho pensato a me stesso, che è piuttosto duro. Ma in realtà, le sale conferenza (e gli spazi per le riunioni) dicono molto sulla tua azienda ...

Ad esempio, i colori e i mobili possono essere molto formali o casual; possono essere grandi, piccoli o anche angusti; possono essere molto semplici (solo un tavolo e sedie) o riempiti con tanta tecnologia è difficile mettere a fuoco. Possono avere un "vissuto in apparenza" o sembrare che nessuno lo abbia usato da secoli. In ognuno di questi casi, chiunque lavori per te o entri nel tuo ufficio per incontrarsi inizierà ad avere un sentimento per la tua azienda.

Anche se ci sono centinaia di decisioni da prendere riguardo alle sale conferenza e agli spazi per riunioni, ci concentreremo sul lato tecnologico - perché crediamo che ogni sala conferenze o spazio per riunioni debba essere abilitato per il video. Il prezzo è calato così drasticamente sia per l'hardware che per i servizi, che non ha più senso non abilitare le stanze.

Quindi cosa è richiesto? Di cosa hai veramente bisogno per le tue stanze per rendere entrambi facili da usare e convenienti per l'azienda? I seguenti sono i prodotti chiave - senza di loro, non otterrai i benefici - quindi immergiti proprio nel ..

1: la piattaforma di videoconferenza

Devi iniziare da qualche parte, e il posto migliore da cui iniziare è il software e i servizi che utilizzerai all'interno della tua azienda. Qualsiasi persona che supporta la tecnologia ti dirà di standardizzare su una soluzione, ovvero non complicare le cose con diverse applicazioni. Personalmente, crediamo che ci siano due soluzioni, Zoom o RingCentral . Sì, ci sono altre soluzioni, Microsoft , Google , GoToMeeting e altri hanno ottime piattaforme - ma, a nostro avviso, Zoom e RingCentral rappresentano la soluzione più completa al miglior prezzo.

E c'è un modo semplice per determinare quale di queste due soluzioni hai scelto: vuoi includere la "voce" integrata (o le tue linee vocali aziendali). In tal caso, la tua scelta sarebbe RingCentral, in caso contrario, quindi Zoom.

Entrambi offrono la stessa esperienza, caratteristiche e funzioni di videoconferenza. Perché RingCentral utilizza Zoom come fornitore di videoconferenza. Aggiungono valore alla piattaforma Zoom fornendo anche servizi di sola voce, consentendo di combinare voce e video in un'unica soluzione. Se non stai cercando quel tipo di soluzione (una singola opzione per entrambi), allora Zoom è la soluzione migliore.

In entrambi i casi, dalla prospettiva di una sala riunioni o di uno spazio per riunioni, è esattamente lo stesso tipo di prodotti e configurazione.

2: Controlli ambiente

Invece di essere catturati dalle telecamere e dall'audio subito, crediamo che sia molto meglio concentrarsi su come la tua volontà controllerà la stanza. Anche se varia a seconda della piattaforma di videoconferenza, la prima cosa che non cambia è la necessità di avere un computer per controllare le funzioni. Ricorda, anche con tutte le innovazioni tecnologiche degli ultimi anni, hai ancora bisogno di una potenza di elaborazione dedicata per garantire il corretto funzionamento delle videoconferenze.

Personalmente, crediamo che tu abbia bisogno di mettere più cavalli possibile nelle tue stanze, ed è per questo che abbiamo standardizzato tutti i nostri kit su Intel Skull Canyon i7 . Questo piccolo modulo (8 "x 5" x 1 "), computer senza ventola è stato progettato per l'uso da gioco, il che significa che è pronto per qualsiasi applicazione intensiva di" video "che viene lanciata. connessione diretta alla rete, wifi e bluetooth e può controllare facilmente due schermi: abbiamo testato diversi piccoli computer con fattore di forma e lo Skull Canyon è assolutamente al di sopra di tutti.

Dopo il computer della stanza, abbiamo bisogno di una combinazione standard tastiera / mouse (bluetooth) come dispositivo di input e, nel caso di Zoom Rooms / RingCentral, abbiamo una console per controllare la piattaforma della sala conferenze.

La Room Console è un iPad Apple dedicato con l'applicazione Zoom Stanze caricata. È configurato per controllare sia l'applicazione Zoom che l'apparecchiatura all'interno della stanza. L'avvio, l'arresto, l'aggiunta di partecipanti, altre funzioni della stanza sono interamente controllate dalla console, insieme ad alcune funzioni video e audio. Anche se si tratta di un iPad, e può eseguire altre applicazioni, è davvero una "appliance" appositamente creata per la stanza e dovrebbe essere trattato come tale.

Configurata correttamente, questa combinazione di prodotti controllerà ogni aspetto della tua videoconferenza: dall'avvio / arresto della riunione, da ciò che è condiviso sullo schermo, dalla fotocamera e dall'audio. Dal nostro punto di vista, è importante disporre di una configurazione coerente dei prodotti per i controlli di camera, perché vuoi che funzioni senza problemi, indipendentemente dalla stanza o dalla sede in cui si trova qualcuno all'interno della tua azienda. Ecco perché abbiamo standardizzato su questi prodotti e ogni kit ha gli stessi prodotti.

3: fotocamera

Mentre parlavamo di altre guide all'acquisto, la camera e lo scopo decidono quale fotocamera acquistare. Non tutte le camere sono uguali, alcune stanze sono lunghe e strette, alcune sono grandi e quadrate, altre sono spazi ristretti in uno spazio ufficio aperto. Insieme a questo, alcune stanze vengono utilizzate più spesso per riunioni di aggiornamento o di staff, mentre altre sono utilizzate per team di progetto o di vendita come stanze di guerra, e altre ancora sono spazi dedicati all'addestramento.

Quando si abbina la fotocamera alla stanza e si usa, si restringono prima le scelte e in secondo luogo, si ha un tempo molto più semplice per valutare una telecamera rispetto a un'altra - o come "bake-off" tra due telecamere, o solo per confrontare caratteristiche e funzioni .

Considerazioni importanti per una fotocamera includono il campo visivo (FOV), la funzionalità PTZ, la funzione di zoom, la risoluzione e il modo in cui tutti questi sono controllati. Molte telecamere sono dotate di un certo tipo di telecomando, un telecomando fisico o un software, per controllare il punto di vista della telecamera. Ad esempio, l' AVer CAM520 è dotato di un telecomando che può essere programmato con un massimo di 10 "preset". Ciò consente di modificare rapidamente la visualizzazione della videocamera, con la semplice pressione di un singolo pulsante, che risulta utile quando si dispone di una stanza e si desidera assicurarsi di poter concentrarsi su una singola persona all'interno della stanza, o possibilmente qualcosa come una lavagna.

Quando si guardano le telecamere, non è sempre quello con le migliori "specifiche" che vince, dovrebbe essere quello che si adatta meglio alla camera e allo scopo.

4: Audio

Alcune persone si confondono quando diciamo "audio", perché sono abituate a parlare di "linee telefoniche" o linee di conferenza. La videoconferenza è un po 'diversa. Sebbene qualcuno possa "dial-in" per una videoconferenza, nella maggior parte dei casi le persone si collegano alla propria connessione di rete e la videoconferenza è in definitiva un servizio "di rete".

Con la videoconferenza, è estremamente importante che l'audio sia chiaro e diretto. Come partecipante (non nella stanza), vuoi che abbiano una sensazione "in-room" - senza quella, perdi uno dei principali vantaggi della videoconferenza. Per creare quella sensazione all'interno della stanza, tutti all'interno della stanza devono essere ascoltati (quando appropriato) e altri rumori devono essere eliminati. Non c'è niente di peggio che avere il suono delle carte che vengono mischiate o il portatile che si muove sul tavolo, ascoltando le persone che parlano. Oppure, non essere in grado di sentire qualcuno oltre gli altoparlanti della stanza.

Il tuo sistema audio deve essere facilmente gestito, il volume degli altoparlanti, il silenziamento, ecc. Sono tutte funzioni importanti per mettere a punto l'audio sia per la stanza che per la riunione stessa. Anche se abbiamo tradizionalmente usato l'audio da tavolo, che è perfetto per quasi tutti gli spazi di riunione, stiamo iniziando a vedere un passaggio a un audio più "installato". Queste possono essere un po 'più complesse (anche se abbiamo visto il fattore di complessità scendere nel corso degli anni) rispetto al tavolo, ma possono anche fornire un'esperienza migliore per i partecipanti alle riunioni in sala e online. Il primo vantaggio è la copertura completa della stanza con i microfoni: è possibile avere tutti i microfoni disponibili o disattivare i microfoni specifici. L'altro vantaggio è la pulizia della stanza rispetto all'audio da tavolo con i microfoni di estensione. Tutti i cablaggi e i cavi sono fuori dalla portata, il tavolo è principalmente uno spazio aperto senza ingombri aggiuntivi.

La prossima generazione di prodotti audio sarà più piccola, più integrata e avrà un migliore filtraggio e controllo. La maggior parte dei quali sarà automatica, controllata da software interno, ma ci saranno anche i controlli integrati, quell'area software basata su cui l'organizzatore della riunione può controllare.

La cosa fondamentale da ricordare con l'audio della sala è due: copertura microfonica per audio chiaro per i partecipanti online e copertura degli altoparlanti per quelli all'interno della stanza. Dopo quelli, poi si sposta a funzioni specifiche per la vostra camera o situazione.

Nota speciale: se si sta formando / insegnando, si vorrà espandere la ricerca dei prodotti per includere microfoni presenter, che sono disponibili in tutti i tipi e dimensioni. La chiave è assicurarsi che siano specificamente progettati per l'uso per le videoconferenze e ottimizzati per le comunicazioni vocali.

5: display

Sebbene questo sia l'ultimo dei prodotti di cui parleremo, ciò non significa che sia il meno importante. Quello che abbiamo trovato per quanto riguarda la visualizzazione della stanza è questo - a meno che non si richieda uno schermo interattivo (ei prezzi di quelli stanno scendendo), è altrettanto facile acquistarli localmente. I display di spedizione sono complicati e costosi. Possono essere facilmente danneggiati durante il trasporto e ciò significa ritardi con resi e spedizioni incrociate. Per questo motivo ci concentriamo esclusivamente sulle visualizzazioni interattive. Puoi andare al tuo rivenditore di elettronica big box locale e ottenere schermi UltraHD da 75 "+ 4K e prenderli o farli consegnare localmente.

I nostri kit camera di solito non includono display, anche se stiamo creando sempre più kit che includono un display interattivo. Quindi, a seconda delle tue preferenze e del modo in cui stai cercando di utilizzare la tua stanza, potresti stare meglio acquistando i tuoi schermi a livello locale. Ti consigliamo di acquistare la massima qualità che ti puoi permettere, e se vuoi due display, ottieni due dello stesso display.

In breve, ti meriti il meglio per la tua nuova sala per videoconferenza, che si adatta allo stile di lavoro e al budget della tua azienda. Ricorda, è più facile gestire e supportare un numero limitato di "configurazioni" e sarà più facile per i tuoi dipendenti utilizzare le stanze se sono tutte molto simili nella configurazione. Acquista sia per la stanza combinata con lo scopo, e non ti sbagliare.

E se hai qualche domanda, contattaci.